เอกสารที่ที่ใช้ในการบันทึกบัญชี แบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ
1. เอกสารภายใน คือเอกสารที่กลุ่มเกษตรกรจัดทำขึ้นเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก หรือใช้ในกิจการของกลุ่มเกษตรกร เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบรบเงินกู้ เป็นต้น
2. เอกสารภายนอก คือ เอกสารที่กลุ่มเกษตรกรได้รับจากบุคคล หรือหน่วยงานภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ที่เกิดจากการซื้อสินค่ากรณีกลุ่มเกษตรกรซื้อสินค้าเป็นเงินสด ใบนำส่งเงินฝากธนาคาร บิลเงินสด เป็นต้น
เอกสารภายในที่กลุ่มเกษตรกรจัดทำขึ้น (ที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกบัญชีในสมุดเงินสด)
1. ใบเสร็จรับเงิน ใช้สำหรับบันทึกรายการรับเงินทุกประเภทที่กลุ่มเกษตรกรได้รับ โดยจัดให้มีสำเนา 2 ฉบับ ดังนี้
ต้นฉบับ ฉีกให้แก่ผู้ที่ชำระเงิน
สำเนาที่ 1 ฉีกออกใช้เป็นเอกสารประกอบการลงบัญชี
สำเนาที่ 2 ติดเล่มไว้เป็นหลักฐานของผู้เก็บรักษาเงินสด
2. ใบรับเงินขายสินค้า ใช้สำหรับบันทึกรายการรับเงินค่าผลิตผลหรือสินค้าอื่นที่ขายเป็นเงินสด จัดให้มีสำเนา 2 ฉบับ
ต้นฉบับ ฉีกให้แก่ผู้ซื้อ
สำเนาที่ 1 ฉีกออกใช้เป็นเอกสารประกอบการลงบัญชี
สำเนาที่ 2 ติดเล่มไว้เป็นหลักฐานของผู้เก็บรักษาเงินสด
3. ใบรับเงินกู้ ใช้สำหรับบันทึกรายการจ่ายเงินกู้ให้แก่สมาชิกโดยให้สมาชิกบันทึกรายการและเอกสารลงนามรับเงินกู้ไว้เป็นหลักฐาน (คนละ 1 ฉบับ) เพื่อกลุ่มฯ จะได้ใช้เป็นเอกสารประกอบการลงบัญชี
4. ใบเบิกเงิน ใช้สำหรับบันทึกรายการจ่ายเงินให้สมาชิก หรือผู้มิใช่สมาชิก ยกเว้น การจ่ายเงินกู้ให้แก่สมาชิก การจ่ายคืนเงินรับฝาก ดอกเบี้ย เนื่องจากกลุ่มเกษตรกรจัดทำเอกสารไว้ต่างหากแล้ว โดย ใบเบิกเงินให้บันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายเงินให้ผู้รับเงินลงลายมือชื่อไว้เป็นหลักฐานและให้มีการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจสั่งจ่ายเงินไว้ด้วย
5. ใบส่งเงินฝากของสมาชิก (จัดทำ 1 ฉบับ) ใช้สำหรับบันทึกรายการเงินฝากที่สมาชิกนำฝาก กับกลุ่มเกษตรกร โดยให้ส่งเงินฝากพร้อมกับสมุดคู่บัญชีเงินฝาก เมื่อกรรมการที่ทำหน้าที่ตรวจรับเงินถูกต้องแล้ว ให้สมาชิกที่ฝากเงินลงชื่อไว้เป็นหลักฐาน และคืนสมุดคู่บัญชีเงินฝากให้กับสมาชิกเก็บไว้กับตัวเอง โดยมีการบันทึกรายการในสมุดคู่บัญชีให้ถูกต้องเป็นประจำทุกครั้งที่มีการรับฝาก
6. ใบถอนเงินฝากของสมาชิก (จัดทำ 1 ฉบับ ไม่มีสำเนา) เพื่อใช้สำหรับบันทึกรายการจ่ายคืน เงินฝาก โดยมีผู้มีอำนาจถอนเงิน ผู้ตรวจและผู้จ่ายเงินลงนามไว้เป็นหลักฐาน ถือเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชีเกี่ยวกับการจ่ายคืนเงินฝาก ในการจ่ายคืนเงินฝากให้กลุ่มเกษตรกรบันทึกรายการถอนในสมุดคู่บัญชีที่ออกให้ผู้ฝากเป็นประจำทุกครั้งที่มีการจ่ายคืน
7. ใบสำคัญรับ ใช้สำหรับบันทึกสรุปรายการเงินที่ได้รับประจำวันทั้งที่รับเป็นเงินสดและการรับชำระหนี้ต่าง ๆ ด้วย รวมทั้งเอกสารการเงินที่นำเข้าฝากในบัญชีเงินฝากธนาคาร โดยจำแนกรายการรับเงินต่าง ๆ ตามประเภทบัญชีและให้แนบเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการรับเงินประเภทนั้นกลัดติดไว้กับใบสำคัญรับด้วย ทั้งนี้ เว้นแต่สมุดคู่บัญชีเงินฝากธนาคาร ใบนำส่งเงินฝากธนาคาร
ใบสำคัญรับ เป็นหลักฐานที่ช่วยให้การบันทึกรายการในสมุดเงินสดเป็นไปโดยสะดวก เพราะได้จำแนกรายการเงินได้ตามประเภทบัญชี รวมทั้งจำแนกจำนวนเงินที่รับเป็นเงินสดที่จะนำไปบันทึกในสมุดเงินสด ด้านเดบิต
8. ใบสำคัญจ่าย ใช้สำหรับบันทึกสรุปรายการเงินจ่ายประจำวัน ทั้งที่จ่ายเป็นเงินสดโดยจำแนกรายการจ่ายเงิน ๆ ตามประเภทบัญชี และให้แนบเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการจ่ายเงินประเภทนั้น ๆ กลัดตัดไว้กับใบสำคัญจ่ายด้วย
ใบสำคัญจ่าย เป็นหลักฐานที่ช่วยให้การบันทึกรายการในสมุดเงินสดเป็นไปโดยสะดวกเพราะได้จำแนกรายการเงินไว้ตามประเภทบัญชี รวมทั้งจำแนกจำนวนเงินที่จ่ายเป็นเงินสดที่จะนำไปบันทึกในสมุดเงินสด ด้านเครดิต
ข้อมูลจาก สำนักงานสหกรณ์จังหวัดนครราชสีมา
